Восемь папок, семь страниц, одна очередь: как собрать базу компании в Яндексе за вечер

Сцена: 31 августа, ящик, которого нет

31 августа 2026 года команда не могла выдать доступ сотруднице. Ящик у неё работал, письма приходили, но в админке организации его не было. Руководитель описал это так: Ящик у неё открывается, письма приходят, а в Яндекс 360 я этого ящика не вижу. Его там нет, и как он тогда работает, я не понимаю.

Ящик был на месте всё это время. Искали его в одной организации, а лежал он в другой: у руководителя их три, они появлялись в разные годы под разные задачи. Летопись свела итог к одной строке: Пять минут разбора, когда картина стала понятной, против недели ощущения, что система ведёт себя необъяснимо. Это лучший аргумент за то, чтобы база компании собиралась один раз и по плану, а не накапливалась.

Три слоя и одно правило

Правило одной строкой команда записала 28 августа в регламент обмена с агентами: Диск про то, что лежит и где, Трекер про то, кто что делает и в каком состоянии. Вики добавляет третий вопрос: как мы это делаем.

Артефакты живут на Диске: договоры, макеты, прайсы, отчёты, результаты работы агентов. Одна структура на компанию, права по папкам. В задачу уходит путь к файлу, а не вложение.

Знания живут в Вики: о компании, продукты и услуги, регламенты, ответы на частые вопросы клиентов, словарь, кто за что отвечает, журнал решений. Агент отвечает по вики и предлагает, что в ней обновить.

Задачи живут в Трекере: очереди по отделам или процессам, статусы «открыта, в работе, ждёт человека, готово». Сотрудник ставит задачу, секретарь агента принимает, роли работают, результат приходит файлом на Диск и путём в задаче, человек утверждает.

Шаг за шагом: организация, домен, люди

1. Организация. Заведите её в Яндекс 360 для бизнеса с учётной записи владельца компании, а не с ящика менеджера. Организация переживёт любого сотрудника, и права владельца должны остаться у того, кто отвечает за бизнес.
2. Домен. Добавьте домен компании в организацию и подтвердите владение TXT-записью у регистратора или на DNS-хостинге. После подтверждения поставьте почтовую запись: тип MX, имя @, значение mx.yandex.net, приоритет 10. SPF и DKIM админка подскажет сама. Записи вступают в силу от нескольких минут до суток. Если почта на домене уже работает у другого провайдера, смена MX переключит входящие письма: сначала перенесите ящики. Проверка простая: письмо с нового адреса на личный ящик и обратно.
3. Люди. Карточка на каждого сотрудника, отделы по структуре компании. Служебные ящики вроде info@ и sales@ заводите отдельно и держите в реестре: кто их читает и кто ими владеет. У нас поле «Личная почта» в карточке служебного ящика однажды незаметно сломало выдачу прав живому человеку, поэтому проверяйте, кому на самом деле принадлежит адрес.
4. Реестр сервисов и доступов. Один документ в папке «Компания»: сервис, кто владелец, кто имеет доступ, когда платим. Без паролей, пароли живут в менеджере паролей.
5. Замер «до». Три цифры до начала: сколько минут уходит на поиск договора с клиентом, сколько задач живёт только в чатах, сколько сервисов оплачивает компания и кто держит к ним доступ. Через месяц те же три цифры покажут, что изменилось.

Что положить в каждый слой

Диск: восемь папок

Компания: устав, реквизиты, реестр сервисов и доступов, договоры с подрядчиками. Клиенты: по папке на клиента, внутри договор, предложение, переписка по существу, результат. Проекты или заказы: по папке на проект, дата в имени, чтобы сортировалось само. Продажи и маркетинг: прайсы, презентации, кейсы, шаблоны ответов, всё, чем отвечаем клиенту. Финансы: счета, акты, отчёты бухгалтера по периодам, выписки банка в общий доступ не кладём. Команда: шаблоны, онбординг новичка, личные данные сотрудников отдельно и с ограниченным доступом. Отчёты: неделя, месяц, замеры до и после, каждая цифра с источником и датой. Обмен с агентами: входящие от агентов и то, что человек утвердил, по папке на контур сотрудника.

Вики: семь страниц

О компании. Продукты и услуги. Как мы работаем. Частые вопросы клиентов. Словарь. Кто за что отвечает. Журнал решений. На старте каждая страница может быть на десять строк, важно, что она есть и у неё один владелец. Агент, который отвечает клиентам или сотрудникам, читает именно эти страницы. Если ответа там нет, он обязан сказать об этом, а не выдумать.

Трекер: очереди и одна дверь для агентов

Очередь на отдел или на процесс: продажи, маркетинг, производство, финансы. Плюс одна очередь обмена с агентами: сюда сотрудник ставит задачу агенту, здесь агент отчитывается, здесь человек ставит «готово». Статусов четыре, и один из них «ждёт человека»: это честная граница, где агент остановился и ждёт решения.

Настройки очередей меняет администратор организации, и это команда проверила на себе. С 12 августа по 4 сентября один флаг очереди считался неуправляемым, потому что у того, кто пробовал его переключить, не хватало прав. Когда то же действие выполнил руководитель с правами администратора, оно прошло с первой попытки.

Что это стоит

Тем же пятерым Трекер через Yandex Cloud обошёлся бы в 0 ₽, но это отдельная организация и отдельный вход. Внедрение интеграторы оценивают «по запросу», публичных цен мы не нашли. Наша программа «Порядок за месяц» оценивается по результатам диагностики.

Три мины, которые мы нашли на себе

Вторая организация. Ящик, которого «нет», у нас лежал в другой организации того же владельца. Перед стартом перечислите все организации, где вы владелец, и решите, какая из них рабочая.

Два имени у одной папки. 2 сентября команда открыла контуру маркетинга девять общих папок, приглашения были приняты, а через четыре минуты пришла заявка: папок не видно. Права были в порядке: общая папка встаёт получателю в корень Диска под коротким именем, а не по нашему длинному пути. Разбор этой истории в статье «Доступ не сломан: девять папок, которые были и которых не было».

Права выдаются на папку, а не на дерево. Новая папка рядом с выданной общей не становится: выдачу повторяют для каждой новой папки и записывают три вещи: короткое имя у получателя, полный путь у вас, выданное право.

Было / Стало / Что изменилось для владельца

Что взять себе

1. Перечислите организации Яндекс 360, где вы владелец, и назначьте одну рабочей. Остальные либо переносите, либо закрывайте.
2. Домен подтверждайте TXT-записью, почту переводите MX-записью и проверяйте письмом туда и обратно, а не по зелёной галочке в админке.
3. Восемь папок на Диске заводите с карточкой: назначение, тип данных, пример имени. Названия ваши.
4. Одна очередь в Трекере для обмена с агентами и статус «ждёт человека» в ней. Это место, где агент останавливается честно.
5. Три цифры «до» запишите сегодня. Без них через месяц нечего будет сравнивать.

Карта ролей

Вопросы и ответы